Εισάγοντας την Αρχή Pareto στην Ζωή μας

1. Κατανοώντας ότι το Λίγο Μπορεί να Είναι Αρκετό

Ο κανόνας του 80/20 περιλαμβάνει να μπορέσουμε να δούμε την συνολική εικόνα, εντοπίζοντας το 20% των δραστηριοτήτων που μετρούν πραγματικά και να μας παράγουν το 80% των αποτελεσμάτων. Συγκεντρώνοντας την προσοχή μας στο καθοριστικό 20% μας βοηθά να πετυχαίνουμε περισσότερα, με λιγότερη προσπάθεια και σε αισθητά μικρότερα διαστήματα.

Η αρχή Pareto όμως δεν σχετίζεται με αποφυγή δραστηριοτήτων ή αναβλητικότητα. Ο πυρήνας της είναι άμεσα συνδεδεμένος στο να αποκτήσουμε γνώση πάνω στο ποιες προσπάθειες μας φέρνουν το μεγαλύτερο ποσοστό των θετικών αποτελεσμάτων στην καθημερινότητα μας.

2. Διαδικασία: Πετυχαίνοντας περισσότερα με Λιγότερη Προσπάθεια

Ο τρόπος σκέψης της κοινωνίας μας περιλαμβάνει συνεχόμενες και πολλαπλές ευθύνες, πολλές φορές ευθύνες που δεν είναι καν δικές μας. Είναι αμέτρητες οι φορές που πιάνουμε τον εαυτό μας να ασχολείται με δραστηριότητες που στην ουσία δεν έχουν καμία αξία. Εδω είναι που έρχεται η αρχή Pareto, η οποία μας διδάσκει ότι είναι απαραίτητο να εντοπίσουμε όχι μόνο το καθ’ αυτό 80/20, αλλά και την ποιότητα του. Σκοπός δεν είναι μόνο να συγκεντρωθούμε στο 20% αλλά πρώτα να κάνουμε ένα ειλικρινές ξεκαθάρισμα του ποιοτικού 80% της ζωής μας. Και αυτό δεν σχετίζεται μόνο με τον οικονομικό παράγοντα.

Ο Συνδυασμός Προσπάθειας – Ανταμοιβής

Υπάρχουν τεσσάρων ειδών προσεγγίσεις όταν πρόκειται να πετύχουμε αυτό που θέλουμε:

Χαμηλή Προσπάθεια, Χαμηλή Ανταμοιβή: Ξεκινάμε να προσπαθούμε την τελευταία στιγμή.
Υψηλή Προσπάθεια, Χαμηλή Ανταμοιβή: Ασχολούμαστε ατελείωτες ώρες με ένα θέμα χωρίς να πραγματοποιούμε ποιοτική δουλειά.
Υψηλή Προσπάθεια, Υψηλή Ανταμοιβή:Πετυχαίνουμε υψηλή απόδοση μετά από τεράστια επένδυση ενέργειας.
Χαμηλή Προσπάθεια, Υψηλή Ανταμοιβή: Επιλέγουμε τομείς κλειδιά, που μας εμπνέουν περισσότερο για δημιουργική δουλειά και ασχολούμαστε μαζί τους αποκομμένοι από αποσπάσεις και τις ώρες που είμαστε πιο παραγωγικοί.

Χρησιμοποιώντας την Αρχή Pareto στην Ζωή μας

Η αρχή Pareto δεν βοηθά μόνο στην αξιοποίηση χρόνου και παραγωγικότητας πάνω σε εργασιακά ζητήματα. Μπορεί να εφαρμοστεί σε τομείς ποικίλους και μάλιστα πιο σημαντικούς για την ψυχική μας υγεία.

• Συνήθειες: Ποιες είναι οι ρουτίνες που περικλείουν την ζωή σου αυτή την στιγμή; Υπάρχουν 20% συνήθειες και τελετουργικά που αποδίδουν το 80% σε κάποιο συγκεκριμένο τομέα;
• Σκέψεις: Παρατήρησε τις σκέψεις σου για μια μέρα. Ποιες σκέψεις σου παράγουν το ποιοτικότερο 80% της ημέρας σου;
• Συναισθήματα: Πως αισθάνεσαι την κάθε μέρα σου; Υπάρχουν συναισθήματα που θα ήθελες να αλλάξεις ή να αντικαταστήσεις; Υπάρχει κάποιο είδος συναισθήματος που επηρεάζει δραστικά το πως αντιμετωπίζεις τις καταστάσεις μέσα στην ημέρα;
• Εργασία: Ποιο είναι το 20% των δραστηριοτήτων στην δουλειά σου που σου προσφέρει το 80% της απόλαυσης; Υπάρχει κάποιος συγκεκριμένος αριθμός συνθηκών που απολαμβάνεις περισσότερο;
• Σχέσεις: Κάνε μια λίστα με όλους τους ανθρώπους που βλέπεις για περισσότερο χρόνο μέσα στην ημέρα και έπειτα μέσα στην εβδομάδα. Στην συνέχεια, γράψε δίπλα από το κάθε όνομα τον τρόπο με τον οποίο σε επηρεάζει. Εφάρμοσε την Αρχή Pareto.
• Στο 24ωρο: Κατέγραψε με αυστηρή προσέγγιση τις δραστηριότητες σου για ένα 24ωρο. Επέλεξε δύο κατηγορίες(μπορείς να τοποθετήσεις όσες θέλεις) οι οποίες είναι πιο σημαντικές για εσένα. Σαν παράδειγμα μπορείς να ορίσεις για αρχή:

1.Παραγωγικότητα

2.Ευτυχία/Απόλαυση

Εν συνεχεία, δίπλα από την κάθε δραστηριότητα βαθμολόγησε σε κλίμακα 1 – 10 πόση παραγωγικότητα και πόση απόλαυση σου προσφέρει η κάθε μια. Μπορεί για παράδειγμα μια επαγγελματική δραστηριότητα να σου προσφέρει μηδέν απόλαυση αλλά δέκα παραγωγικότητα. Να είσαι αντικειμενικός.

Σημείωση: Το πως θα ορίσεις την κάθε λέξη αξιολόγησης είναι σημαντικό. Προσωπικά, όταν αναφέρομαι στην Παραγωγικότητα, την ορίζω ως ένα γενικότερο σύνολο που περιλαμβάνει επαγγελματική εξέλιξη, οικονομικά, projects, τυπικότητα σε χρονοδιαγράμματα.

Ο ορισμός λοιπόν είναι εντελώς υποκειμενικός.

Σημεία – Κλειδιά της Αρχής Pareto

• Οτιδήποτε είναι μετρήσιμο, είναι και διαχειρίσιμο
• Μειώνοντας την επένδυση χρόνου και ενέργειας από τομείς μικρής αξίας, μας επιτρέπει να ενεργοποιήσουμε περισσότερα ποιοτικά αποτελέσματα σε τομείς που ήδη υπάρχουν.
• Αντί να επενδύουμε το 80% του χρόνου μας για επίτευξη του 20% των αποτελεσμάτων, μπορούμε να επενδύσουμε την ίδια ενέργεια και χρόνο σε 4 άλλες δραστηριότητες που προσφέρουν η κάθε μια το 80% των αποτελεσμάτων η κάθε μια.
• Όταν δεν κάνουμε μια συνειδητή επιλογή στους τομείς που επενδύουμε την ενέργεια μας, κάνουμε επιλογή εναντίων δραστηριοτήτων που πιθανόν να προσφέρουν περισσότερα αποτελέσματα και πιο γρήγορα. [2]

Κανόνας 80/20. Που μπορεί να χρησιμοποιηθεί και από ποιους;

Ο κανόνας 80/20 μπορεί να εφαρμοστεί με απόλυτη επιτυχία από ένα μεγάλο εύρος δραστηριοτήτων είτε επαγγελματικών είτε κοινωνικών. Συγκεκριμένα ο κανόνας 80/20 μπορεί να εφαρμοστεί:

1. από κάθε άνθρωπο μεμονωμένα,
2. από κάθε εταιρεία η οργανισμό στο σύνολο των δραστηριοτήτων της (Marketing, πωλήσεις, παραγωγή, Logistics, Management, HR, ποιότητα, κλπ),
3. από κάθε κοινωνική ομάδα,
4. από κάθε μορφή κοινωνίας.

Παράλληλα μπορεί να συμβάλλει, σε ατομικό ή ομαδικό επίπεδο, στην επίτευξη μεγαλύτερων αποτελεσμάτων με λιγότερο κόπο (μικρότερη δυνατή θυσία).

Ως ένα σημείο θα μπορούσαμε να πούμε ότι έχει πολλά κοινά σημεία με τις οικονομίες κλίμακας που συναντάμε στην οικονομική επιστήμη. Οι οικονομίες κλίμακας βασικά αναφέρονται στη βελτίωση των αποτελεσμάτων που επιτυγχάνονται με καλύτερη χρήση των παραγωγικών συντελεστών. Για παράδειγμα η χρησιμοποίηση τεχνολογικά προηγμένου εξοπλισμού (συντελεστής παραγωγής: Κεφάλαιο) και εξειδικευμένου προσωπικού (συντελεστής παραγωγής: Εργασία) στην παραγωγή ενός προϊόντος μπορεί να οδηγήσει στην μείωση του μέσου κόστους ανά μονάδα προϊόντος καθώς η ποιότητα του παραγόμενου προϊόντος θα κινείται σε υψηλά επίπεδα. Υψηλό επίπεδο ποιότητας οδηγεί στην αύξηση της ζήτησης του προϊόντος με αποτέλεσμα την αύξηση του μεγέθους της επιχείρησης.

Ομοίως, στον κανόνα 80/20 αυτό που ουσιαστικά εξετάζεται είναι τα χαρακτηριστικά του προϊόντος που εμφανίζει το μεγαλύτερο ποσοστό εκροών ώστε τα χαρακτηριστικά αυτά να μελετηθούν, να αναλυθούν και να εφαρμοστούν και σε άλλα προϊόντα που υπάρχουν στο προϊοντικό χαρτοφυλάκιο μιας εταιρείας. Σε μια άλλη περίπτωση ο κανόνας 80/20 μπορεί να χρησιμοποιηθεί προκειμένου να αυξηθούν οι αποδόσεις του προϊόντος/ων που ανήκουν στο 20%, το 20% που δημιουργεί το 80% των κερδών. Το αποτέλεσμα βεβαίως σε όλες τις περιπτώσεις θα είναι η θεαματική βελτίωση των δεικτών της επιχείρησης και η αλματώδης αύξηση του μεγέθους της.

Ωστόσο, η σχέση αυτή (ποιότητα – κερδοφορία) δεν αποτελεί μια μονοδιάστατη έννοια. Αντίθετα αποτελεί μια έννοια με πολλές διαστάσεις στις οποίες περιλαμβάνονται οι έννοιες της ικανοποίησης και πιστότητας πελατών. Αναφορικά με την ικανοποίηση των πελατών, μπορεί να αποτελεί ένα ακόμη πεδίο εφαρμογής του κανόνα 80/20 καθώς συνδέεται άμεσα με την ποιότητα του προϊόντος, τον προσανατολισμό της επιχείρησης, το ανθρώπινο δυναμικό και την εξυπηρέτηση. Ένα παράδειγμα συμβολής του κανόνα 80/20 στην ικανοποίηση των πελατών και στην δημιουργία κερδών καθώς και η μεθοδολογία που ακολουθείται παρουσιάζεται πιο κάτω.

Ο κανόνας 80/20 και ο κόσμος των επιχειρήσεων

Ο κανόνας 80/20 μπορεί εύκολα να επιβεβαιωθεί αρκεί κάποιος να διεξάγει μια απλή έρευνα είτε σε επίπεδο πωλήσεων είτε σε επίπεδο Marketing για να διαπιστώσει ότι – σε επίπεδο προϊόντων- το 20% είναι υπεύθυνο για το 80% των αποτελεσμάτων, ενώ σε επίπεδο πωλήσεων το 20% των πελατών διαμορφώνει το 80% του κύκλου εργασιών.

Από τις πρώτες εταιρείες που εφάρμοσαν τον κανόνα 80/20 ήταν η εταιρία παραγωγής ηλεκτρονικών υπολογιστών IBM. Μετά από έρευνα που διεξήγαγε η εταιρεία, κατέληξε στο συμπέρασμα ότι ένας μέσος υπολογιστής στο 80% του χρόνου λειτουργίας του χρησιμοποιούσε μόνο το 20% του λειτουργικού του κώδικα. Εκμεταλλευόμενη τα αποτελέσματα αυτά η IBM, ξαναέγραψε το λογισμικό με σκοπό το συχνότερα χρησιμοποιούμενο μέρος του (το 20%) να γίνει περισσότερο προσιτό και φιλικό προς το χρήστη. Το αποτέλεσμα ήταν οι υπολογιστές να γίνουν αποδοτικότεροι και γρηγορότεροι από όλους τους άλλους του ανταγωνισμού στην πλειονότητα των εφαρμογών.

Στη συνέχεια, το παράδειγμα της IBM ακολούθησαν και άλλες εταιρείες κατασκευής υπολογιστών όπως η Apple και η Microsoft καταφέρνοντας να κατασκευάσουν υπολογιστές φθηνούς και παράλληλα αξιόπιστους και εύχρηστους. Το αποτέλεσμα ήταν οι εταιρείες να προσεγγίσουν και να διαθέσουν τα προϊόντα τους σε μια μερίδα καταναλωτών οι οποίοι υπό άλλες συνθήκες θα είχαν φροντίσει να μείνουν μακριά από υπολογιστές.

Στο επιχειρηματικό περιβάλλον η κατανόηση του κανόνα οδηγεί σε ριζοσπαστικές ενέργειες ο οποίες μπορούν να αποδώσουν ισχυρό συγκριτικό πλεονέκτημα σε μια εποχή που η σπατάλη των πόρων είναι ιδιαίτερα μεγάλη -σε σχέση με την απόδοση- και τα παραγόμενα προϊόντα μοιάζουν πολύ μεταξύ τους.

Βέβαια, όλα αυτά προϋποθέτουν οι επιχειρήσεις που θα αποφασίσουν να εφαρμόσουν τον κανόνα 80/20 να είναι διατεθειμένες να σταματήσουν να κάνουν τα 4/5 όσων κάνουν μέχρι σήμερα (BPR-Pusiness process Reengineering). Μια αλλαγή ομολογουμένως μακροχρόνια, επίπονη και χρηματοβόρα που επηρεάζει τις διεργασίες της επιχείρησης, το στυλ διοίκησης και επιβάλλει αλλαγή νοοτροπίας στο προσωπικό.

Η αξία και τα βασικά αξιώματα του κανόνα 80/20

Η μεγαλύτερη αξία του κανόνα έγκειται στο ότι λειτουργεί αντίθετα από τις προσδοκίες. Προσδοκίες οι οποίες διαμορφώνονται από την τάση ότι όλα τα αίτια είναι εξίσου σημαντικά. Κατ’ επέκταση –με βάση την τάση αυτή- συμπεραίνεται ότι το 50% των αιτιών θα οδηγήσει στο 50% των αποτελεσμάτων.

Ο κανόνας 80/20 βεβαιώνει ότι, όταν δύο ομάδες δεδομένων με σχέση αιτίου και αιτιατού εξεταστούν και αναλυθούν, το πιθανότερο αποτέλεσμα είναι η διαπίστωση μιας σχέσης ανισοκατανομής η οποία μπορεί να πάρει διάφορες μορφές (65-35, 70-30, 90-10, 99-1, κοκ).

Η κατανόηση του κανόνα μπορεί να προσφέρει μια σπουδαία αντίληψη για το τι συμβαίνει γύρω μας είτε στο επαγγελματικό είτε στο ευρύτερο κοινωνικό περιβάλλον. Στο επιχειρηματικό περιβάλλον η αξία από την εφαρμογή του κανόνα μπορεί να αποδειχτεί πολύ μεγαλύτερη από την αναμενόμενη και να οδηγήσει μια επιχείρηση όχι μόνο στην καλύτερη και αποδοτικότερη εκμετάλλευση των πόρων αλλά και στην κατάστρωση μιας ανταγωνιστικής στρατηγικής.

Ενδεικτικά, ο κανόνας 80/20 μπορεί να οδηγήσει στην πρόσληψη των καλύτερων πωλητών, στην εκπαίδευση καλύτερων πωλητών, ή στελεχών γενικότερα, χρησιμοποιώντας ως ιδανικό μοντέλο τα στοιχεία των πωλητών που ανέδειξε ως καλύτερους ο κανόνας 80-20, δηλαδή των πωλητών που συγκαταλέγονται στο κορυφαίο 20% της δύναμης πωλήσεων.

Επίσης, εφαρμόζοντας τον κανόνα οι επιχειρήσεις μπορούν όχι μόνο να παράξουν νέα προϊόντα αλλά να βρουν και ένα σημαντικό βοηθό στην απόφαση κατάργησης προϊόντων. Η παραγωγή νέων προϊόντων[*] μπορεί κάλλιστα να γίνει με μοντέλο το 20% των επιτυχημένων προϊόντων ενώ με το ίδιο κριτήριο να πραγματοποιηθεί και η κατάργηση προϊόντων.

Αξιώματα του κανόνα 80/20:

1. Το δόγμα των λίγων μα ζωτικών και των πολλών μα ασήμαντων: υπάρχουν μόνο λίγα πράγματα που παράγουν σημαντικά αποτελέσματα.
2. Οι περισσότερες προσπάθειες δεν πετυχαίνουν τα σκοπούμενα αποτελέσματα
3. Αυτό που φαίνεται δεν είναι αυτό που λαμβάνεται.
4. Η κατανόηση του τι ακριβώς συμβαίνει είναι συχνά πολύπλοκη και κουραστική. Το μόνο που χρειάζεται είναι η γνώση του εάν κάτι λειτουργεί ή όχι και η αλλαγή του μίγματος έως ότου λειτουργήσει.
5. Τα περισσότερα καλά πράγματα συμβαίνουν χάρη σε μια μικρή μειονότητα παραγωγικών δυνάμεων ενώ τα περισσότερα άσχημα εξαιτίας μιας μικρής μειονότητας καταστροφικών δυνάμεων.
6. Η περισσότερη δραστηριότητα είτε ξεχωριστά είτε συλλήβδην αποτελεί χάσιμο χρόνου και δεν πρόκειται να συνεισφέρει υλικά στα επιθυμητά αποτελέσματα.

Η σκέψη 80/20. Αντίθετα από το συμβατικό τρόπο σκέψης

Η βασική διαφορά της σκέψης 80/20 με την ανάλυση 80/20 έγκειται στο ότι η σκέψη 80/20 αφορά μη ποσοτικές εφαρμογές του κανόνα. Αντί της συλλογής και ανάλυσης στοιχείων προβαίνουμε στο σχηματισμό εκτιμήσεων. Απαιτεί την ικανότητα εντοπισμού των λίγων μα σημαντικών πραγμάτων ενάντια στα πολλά και ασήμαντα. Η ικανότητα αυτή αποκτάται με την καθημερινή πρακτική εφαρμογή του κανόνα και ουσιαστικά μας διδάσκει να βλέπουμε το δέντρο και όχι το δάσος καθώς σε πολλές περιπτώσεις, επιχειρηματικές ή και κοινωνικές, το δέντρο, η μονάδα, μπορεί να αποτελεί το ένα και ουσιαστικό, τα λίγα μα ζωτικά.

Η εφαρμογή της σκέψης 80/20 προϋποθέτει:

Σε αυτή την κοινότυπη πλέον φράση ῾Βλέπει το δέντρο και χάνει το δάσος῾η αρχή του Pareto δεν μπορεί όπως αντιλαμβάνεστε να βρει πεδίο εφαρμογής καθώς αποτελεί συστατικό συμβατικού τρόπου σκέψης και ανάλογου mind set γενικότερα βέβαια. 
Όταν κατανοήσουμε ότι το δέντρο μπορεί να αποφέρει το μέγιστο του αποτελέσματος και όχι το δάσος τότε θα είμαστε στην αρχή του ταξιδιού με την αρχή του Pareto!
[*] Σε καμία περίπτωση δεν δύναται – επιστημονικά- να πραγματοποιηθεί εισαγωγή νέου προϊόντος με βάση μόνο τον κανόνα 80-20. 
Θα πρέπει να προηγηθεί έρευνα η οποία να καταδεικνύει τα κενά της αγοράς, τις ανάγκες των καταναλωτών και τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά που πρέπει να διαθέτει ένα προϊόν. 
Η ανάλυση των προϊόντων που έχουν αναδειχθεί από τον κανόνα ως το κορυφαίο 20% μπορεί να δώσει απαντήσεις σε ορισμένα μόνο από τα παραπάνω ερωτήματα. Συνεπώς η απόφαση εισαγωγής θα πρέπει να συνδυάζεται με έρευνα marketing.

braining.gr